یاد بگیرید چه زمان نه بگویید!
نوشته شده توسط : بروس تولگان
خلاصه:
بیشتر مردم در طول روز و در محل کار با درخواست هایی از سوی همکاران خود مواجه می شوند تقاضاهایی رسمی و غیر رسمی و بزرگ و کوچک. از آنجا که ممکن است تعداد این درخواست ها آنقدر زیاد باشد که نتوان به تمام آنها پاسخ مثبت داد، لذا ضروری است که یاد بگیرید چطورو چه زمان نه بگویید. از زمانی که ساختارهای کاری در شرکت ها به سمت کارکرد متقابل و همکاری بیشتر پرسنل با یکدیگر رفته است و همکاری کردن با یکدیگر اهمیت بیشتری یافته، پاسخگویی درست به درخواست ها در محل کار پیچیده تر از قبل گردیده است.
همه روزه همه ما در محل کار با تقاضاهایی بزرگ و کوچک، رسمی و غیر رسمی مواجه می شویم. ممکن است این درخواست ها از سوی همکاران، روسا، مشتری ها یا هرکسی در سازمانی که در آن کار می کنید مطرح شوند تازه تقاضاهای دوستان و آشنایان و اعضای خانواده را هم به این ها اضافه کنید. درخواست هایی که بی وقفه از طریق پیغام گیر تلفن، ایمیل، موبایل و …. می آیند و می آیند. ترسناک است نه؟
این روزها موفقیت حرفه ای و حتی آسایش زندگی شخصی شما در گرو نوع مدیریت شما در پاسخگویی به این تقاضا ها است. شما نمی توانید به تمام آنها پاسخ مثبت دهید و در عین حال قادر باشید تمام کارها را درست و کامل پیش ببرید. اگر انجام تعداد زیادی از آنها را قبول کنید قطعا خودتان را در معرض اتلاف وقت، انرژی، منابع مالی و …. قرار داده اید، همچنین از انجام کارهایی که خیلی مهمتر هستند نیز بازمی مانید. حتماً میخواهید هم دوستان و همکاران خود را راضی نگه دارید و هم فرصت های پیشرفت شغلی و شانس های خود را از دست ندهید. بنابراین می بینید که چقدر ضروری است تا مهارت نه گفتن درست و به موقع را یاد بگیرید.
یک “نه” فکر شده و درست از شما تاحد زیادی حافظت خواهد کرد و از طرفی یک “بله” درست و به موقع به شما فرصت این را میدهد تا تفاوتی ایجاد کنید، با دیگران همکاری کنید و ارزش خودتان را اثبات نمائید. لازم است برای زمان هایی که قصد دارید به دلایل درستی نه بگویید پیش دوستان و آشنایان اعتبار کافی داشته باشید و همینطور آنها قدر زمانهایی که به درخواست هایشان بله گفتید را بدانند. خب چطور این کار را انجام دهیم؟
طی دهه ها تحقیق در میان صدها سازمان و شرکت مختلف چارچوبی را یافتم که در آن کارمندان قادر خواهند بود با رعایت نکاتی خودشان را در سازمان و شرکت مربوطه ارزشمند، ماندنی و غیر قابل جایگزینی نمایند.
این چارچوب شامل سه بخش است:
- تقاضا به طور کامل و به درستی شناسایی کنید
- در پاسخ به تقاضا یک ”نه” درست و مستدل بگوئید
- بله هایی بگوئید که موفقیت شما را در پیش داشته باشند
– شناسایی(بررسی) تقاضا:
تصور کنید میخواهید یک سرمایه گذاری مالی و مهم داشته باشد. چقدر در مورد این سرمایه گذاری تحقیق و کسب اطلاعات میکنید؟ چقدر آن را سبک و سنگین میکنید و از جنبه های مختلف آن را بررسی می نمائید؟
یادتان باشد هنگام پاسخ گویی به تقاضا نیز در حال خرج کردن از منابع و سرمایه خود هستید. پس در بررسی درست تقاضا دقت و ملاحظه لازم را داشته باشید. باید دقیقاً بدانید که چه چیزی از شما خواسته شده. گاهی پیش میآید که منظور طرف مقابل را به خوبی متوجه نشده اید یا مورد تقاضا را کمتر یا بیشتر از چیزی که هست تصور کرده اید. پس برای اینکه خود و دیگران را به دردسر نیاندازید، ضروری است که از جزئیات دقیق و واضحی با خبر باشید. از طرفی اگر خواسته دیگران را به دقت بررسی کنید اعتبار و ارزش خودتان نیز بیشتر میشود. پرسش دقیق در مورد جزئیات جنبه های مختلف مورد تقاضا ابداً به معنی پذیرش آن از سوی شما نیست. این پرسش ها برای تصمیم گیری موافقت یا مخالفت کردن با مورد تقاضا بسیار ضروری است. با پرسش کردن تمام جنبه های مختلف مورد تقاضا را شفاف سازی کنید برای مثال بهای انجام کار چقدر خواهد بود و یا فایده و ضرورت انجام این کار.
همانطور که یک وکیل، حسابدار یا پزشک به شکل دقیق و با جزئیات فراوان شرح حال و تقاضای مراجع خود را یادداشت میکند شما نیز باید به طور دقیق این کار را انجام دهید. یادداشت های شما باید سوالات زیر را پوشش دهد.
- تاریخ و زمان دقیق مطرح شدن موضوع (این به شما در ربررسی روند تکامل پروژه کمک خواهد کرد)
- تقاضا کننده کیست؟
- موضوع دقیق مورد تقاضا چیست؟ (لازم است در این خصوص بسیار دقیق باشید.)
- زمان دقیق تحویل کار و مدت زمانی که شما در اختیار دارید چقدر است؟
- چه منابعی برای انجام آن نیاز دارید؟
- چه کسی در سازمان در این خصوص اختیار تام دارد و آیا این فرد یا افراد با انجام آن موافقت دارند ؟
- فواید احتمالی این پروژه چه خواهد بود؟
- هزینه های آشکار و نهان انجام آن چقدر خواهد بود؟
هرچه مورد تقاضا بزرگتر و مهمتر باشد اطلاعات اولیه ای که در مورد آن جمع آوری و یاداشت میکنید نیز باید بیشتر باشد همچنین ممکن است برای یک مورد کوچک جمع آوری اطلاعات به سبک بالا وقتگیر و مضحک به نظر برسد اما در بیشتر موارد و در طیف گسترده ای از تقاضاها جمع آوری اطلاعات به صورت دقیق ضروری و ارزشمند است.
پس از بررسی دقیق موارد تقاضا و کسب اطلاعات لازم ممکن است ببینیم موردی که در ابتدا غیر ممکن به نظر می رسید بسیار ساده و سهل است و برعکس برخی موارد که بسار ساده جلوه می کردند بسیار پیچیده تر باشند یا یک تقاضای به ظاهر احمقانه در واقع بسیار هوشمندانه باشد.
به همین دلایل است که عادت نوشتن اطلاعات مربوطه باید جزئی مهم و ثابت از بررسی شما باشد مگر در موارد بسیار کوچک یا تقاضا های فوری که زمان لازم برای این کار وجود ندارد. میتوانید تصور کنید که متقاضیان شما پس از دیدن دقت نظر شما در بررسی تقاضای آنان تا چه حد به شما اعتماد پیدا میکنند و اگر هم از شما پاسخ نه بشنوند چقدر برایشان پذیرفتنی تر خواهد بود.
زین یک تحلیلگر کسب و کار در یک کمپانی ساخت قطعات الکترونیکی است که چون همواره در صدد اثبات ارزش خود به کمپانی بود همواره در نه گفتن مشکل داشت. زین دست رد به سینه کسی نمیزد و سختکوشانه در حال انجام وظایف و تعهدات خود بود. از آنجا که تقاضا ها بیشتر و بیشتر می شدند زین مجبور به اولویت بندی تقاضا ها و همچنین گرفتن زمان اضافی جهت انجام تعهدات قبلی خود میشد .در حالی او در مشغول تلاش و کوشش، تغییر تاریخ تحویل پروژه ها و اولویت بندی و زمانبندی جدید تعهدات زیاد خود بود اشتباهات و خطاها در کار او بیشتر میشدند. مدیر زین خانم آیکو بعد از دیدن این وضعیت پا میان گذاشت و دستور داد تا تمام تقاضا های همکاران از زین، قبل از همه با او مطرح شوند و در صورت موافقت او زین آنها را انجام دهد. حداقل برای زمانی کوتاه “نه” تنها پاسخ به بسیاری از تقاضا ها بود. گرچه برای مدتی زین قدرت موافقت و مخالفت با تقاضا را از دست داده بود اما از این روند جدید چیزهای زیادی یاد گرفت و در نهایت پس از مدتی دوباره خودش مسئولیت پاسخگویی به تقاضاها را بر عهده گرفت.
زین میگوید در این مدت متوجه شد که قبل از پذیرفتن تقاضاها لازم است به سوالات مشخصی پاسخ داده شود و از پاسخ به این سوالات یادداشت برداری شود. سوالاتی از قبیل:
چه کسی این درخواست را تأیید می کند؟ (اجازه انجام آن را میدهد.) آیا این اطلاعات لازم در خصوص مورد تقاضا را داریم یا باید این اطلاعات را به طریقی به دست آوریم؟ آیا به تجزیه و تحلیل نیاز داریم و آیا این کاری است که می توانیم انجام دهیم؟ و هدف تجاری و کاری مورد تقاضا چیست؟
حتی با وجود پاسخ دادن به این پرسش ها باز هم اولویت بندی پروژه ها نیاز به مهارت ویژه ای دارد. به عنوان مثال مافوق مدیر زین به او دستور میدهد که یک سیستم ضبط داده جدید برپا کند در حالی که زین در همان زمان مشغول تهیه گزارشی برای مدیر خود میباشد. زمان لازم برای برپایی سیستم جدید ضبط داده ها حدود یک هفته است و تهیه گزارش برای آیکو دو روز زمان میبرد. در این مورد زین باید کدام کار را اول انجام دهد؟ اول گزارش را انجام دهد و یک پیروزی کوچک داشته باشد یا ابتدا سیستم جدید را برپا کند؟
با کسب مهارت در اولویت بندی و تشخیص صحیح تقاضا زین توانست بدون متعهد کردن بیش از حد توان خود تقاضاهایی را بپذیرد و به موقع انجام دهد.
یک ‘’نه” منطقی و درست
یک نه منطقی و فکر شده که به موقع بر زبانتان جاری شود میتواند بسیار مفید باشد و زمان و انرژی زیادی برای شما ذخیره کن و از بروز مشکلاتی در آینده جلوگیری نماید. از طرفی یک نه گفتن با عجله و بدون فکر میتواند مشکلات زیادی برایتان ایجاد نماید. این نه گفتن های نا به جا و اشتباه میتواند ناشی از تصمیم بر اساس احساسات شما، علایق شما و گاهی هم دست کم گرفتن تقاضا کننده باشد. گاهی هم شما آنقدر تقاضاهای زیادی را قبول کردید که جایی برای پذیرفتن تقاضا پروژه جدید باقی نگذاشته اید و ناچار به نه گفتن میشوید.
همه چیز بستگی به زمانبندی و منطق شما دارد، باید به 3 نوع از تقاضاها نه بگویید:
- تقاضاهایی که اجازه انجام آن ها را ندارید
- تقاضاهایی که توانایی انجام آن ها را ندارید
- تقاضاهایی که نباید انجام شوند
به این سه مورد “دروازه های نه گفتن” میگویند
فهم دروازه اول بسیار آسان است اگر رویه ها ، دستورالعمل ها یا مقرراتی وجود داشته باشد که شما را از انجام کاری منع می کند – یا کسی قبلاً اعلام کرده است که این دسته از کارها حداقل برای فعلاً برای شما ممنوع است – پس شما به راحتی جواب منفی می دهید. در پاسخ به این نوع موارد میتوانید بگویید من در این مورد اختیار ندارم. این درخواست خط مشی یا قوانین را نقض می کند. همچنین متوانید به تقاضا کننده پیشنهاد دهید تا درخواست خود را در چارچوب قوانین تنظیم کند و سپس مجدداً آن را بررسی نمایید.
بیشتر اوقات نه گفتن در موارد دوم هم ساده است و یه راحتی میتوانید بگویید من نمی توانم آن را انجام دهم یا ببخشید این خارج از مجموعه مهارت های من است. گاهی ممکن است شما مهارت انجام کار را نداشه باشید و لی با صرف کمی وقت بتوانید آن مهارت لازم را کسب نموده و پروژه را انجام دهید. در اینگونه موارد میتوانید بگویید که این موضوع حوزه تخصص شما نیست اما با داشتن زمان بیشتر میتوانید آن را قبول کنید و در صورت موافقت طرفین، برای شما فرصت پیشرفت و یادگیری مهارت جدید فراهم می گردد.
و اما سومین دروازه” نه”گفتن که پیچیده ترین آنهاست، دلیل این پیچیدگی هم این است که در ابتدا تشخیص میزان ارزشمندی تقاضا و اینکه آیا این پروژه به انجام دادن آن می ارزد یا خیر کمی مشکل است. شما باید احتمال موفقیت خود در انجام پروژه، بازده بالقوه سرمایه گذاری و میزان تناسب موضوع پروژه با اولویت های خود و سازمان خود را به دقت بررسی کنید. پس از بررسی اینگونه تقاضاها ممکناست پاسخ شما “شاید” یا “هنوز نه” باشد.
بهتر است همیشه برای کسب اطلاعات بیشتر پرسش کنید و اگر به این نتیجه رسیدید که انجام پروژه برای شما مناسب نیست با زمانبندی درست نه بگویید. نه گفتن شتابناک به تقاضا کننده میتواند توهین آمیز به نظر برسد . بهتر است اگر نه گفتن شما به معنی “فعلاً نه” است این موضوع را با تقاضا کننده در میان بگذارید یا حتی ممکن است بتوانید شخص دیگری را برای انجام موضوع تقاضا به او معرفی کنید.
یک “بله” تاثیر گذار
وقتی مهارت “نه گفتن” درست را به دست آوردید فرصت و زمان کافی برای بله گفتن به تقاضاهایی که در آنها مهارت داشته و پیشرفت شما را به دنبال دارند فراهم میشود. درواقع پذیرفتن پروژه هایی که در آنها مهارت کافی دارید یا میتوانید در طی انجام آنها به مهارت کافی برسید موجبات پیشرفت شما در زمینه کاری را فراهم خواهد آورد.
کلید یه بله گفتن عالی، ارتباط برقرار کردن مناسب و داشتن برنامه متمرکز برای اجرای پروژه است. ابتدا دقیقاً توضیح دهید که چرا بله میگویید سپس برنامه خود را برای اجرای آن مشخص کنید.
در خصوص جزئیات تقاضا، نحوه و زمان انجام کار، نحوه همکاری شما، مسئولیت نظارت بر اجرای کار و موارد اینچنینی در همان ابتدا توافق کامل به دست آورید. برای مشخص کردن موارد نامبرده لازم است مکالمات وصحبت های لازم را با تقاضا کننده داشته باشد.
در خصوص مثال مطرح شده آقای زین که پیشتر به آن اشاره کردیم وی با کسب مهارت های گفته شده توانمند تر شد، وپس از مدتی با اینکه تعداد تقاضاهای پیشنهادی به او بیشتر شده بود او مهارت لازم برای انتخاب بین مسئولیت ها و پروژه ها را دارا بود.
سرانجام با رویکرد جدید شرکت در زمینه هوش تجاری (جمع آوری داده ها، تجزیه و تحلیل، گزارش دهی و مدل سازی) مدیران ارشد شرکت زین رابه عنوان تحلیلگر اصلی مدیریت منابع شرکت منسوب کردند و این بزرگترین تجربه توسعه حرفه ای زین بود .
جمع بندی و نتیجه:
کسب مهارت در نه گفتن به تقاضاها به شکل درست و مودبانه و مهارت بله گفتن به تقاضاهایی که برای آنها استدلال درست و برنامه اجرایی مشخصی دارید کلید کسب موفقیت پایدار در حوزه شغلی است.
